06-37570128

Privacyverklaring

Gastouderopvang ’t Konijntje

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens en is opgesteld in overeenstemming met  de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Gebruiker van deze privacyverklaring en verantwoordelijke voor de verwerking ben ik, Tineke Kaspersma, eigenaresse van Gastouderopvang ’t Konijntje, gevestigd te Wieringerwerf aan de Verbindingsweg 18A, 1771BC, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 71676430.

Verwerking persoonsgegevens

Gastouderopvang ’t Konijntje gaat zorgvuldig om met de privacy van kinderen en ouders. Dit doe ik in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Alleen gegevens die nodig zijn voor de uitoefening van mijn functie als gastouder worden verwerkt en bewaard. 

De persoonsgegevens (gegevens van kinderen en ouders) worden geregistreerd met als doel:

  • Het verwerken en bewaren van persoonsgegevens in verband met het uitvoeren van de overeenkomst van opdracht zoals deze met de vraagouder is overeengekomen,
  • Het verwerken en bijhouden van gegevens die betrekking hebben op het welzijn, de ontwikkeling, verzorging, opvang en begeleiding van het kind.
  • De mogelijkheid contact met de vraagouder/andere aangewezen personen op te nemen over het gastkind of de opvang. 
  • Het voldoen aan de wettelijke eisen die gesteld worden conform de Wet Kinderopvang en overige noodzakelijke wetgeving, 
  • Het voeren van een financiële administratie.
Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

De gastouder heeft tot taak om te kinderen op te vangen volgens een overeenkomst van opdracht gesloten tussen vraag- en gastouder. In deze overeenkomst worden persoonsgegevens opgenomen van bovengenoemde personen en worden deze gegevens opgeslagen in een (digitaal) dossier, conform de Wet Kinderopvang.
De gegevens die worden verwerkt zijn: 

  • Naam, 
  • Adres,*
  • Postcode/woonplaats,* 
  • Telefoonnummer,* 
  • E-mailadres, 
  • BSN-nummer,* 
  • Geboortedatum,* 
  • Geslacht,* 
  • Contactgegevens huisarts,* 
  • Contactgegevens tandarts,* 
  • Contactgegevens school v.h. kind,* 
  • Opvangdata,* 
  • Opvangkosten,* 
  • Voortgangsrapportage.*

* Deze gegevens zijn bekend wanneer het kind definitief is ingeschreven bij Gastouderopvang ’t Konijntje.

Verwerking persoonsgegevens (potentiële) nieuwe klanten

Nieuwe (potentiële) klanten kunnen in contact komen met Gastouderopvang ’t Konijntje via de website of de Facebookpagina. Gegevens die de nieuwe klant invullen via het contactformulier (website) of de privéchat (Facebook) worden uitsluitend gebruikt voor een contactmoment. 

Via het contactformulier op de website worden de volgende gegevens van de klant verzameld:

  • Naam,
  • E-mailadres,
  • Reden van contact met Gastouderopvang ’t Konijntje.

Via de privéchat van Facebook worden de volgende gegevens van de klant verzameld:

  • Naam,
  • Reden van contact met Gastouderopvang ’t Konijntje.

Gastouderopvang ‘t Konijntje verwerkt de gegevens met het doel om kinderopvang te organiseren, dan wel te begeleiden. Gegevens die d.m.v. een contactformulier/privéchat beschikbaar komen, zullen uitsluitend gebruikt worden met het doel tot het verrichten van kinderopvang.

Bewaartermijn

Privacygevoelige informatie, zoals afspraken, huisarts, tandarts, medicatie, allergieën, school etc. wordt door Gastouderopvang ’t Konijntje binnen een jaar nadat ze niet meer relevant is verwijderd/vernietigd (beëindiging contract).

Contractgegevens en administratieve gegevens worden, voor zover noodzakelijk voor de Belastingdienst, tot 7 jaar na het sluiten van het boekjaar bewaard. Hierna worden de gegevens vernietigd.

Persoonsgegevens die via de website of Facebook binnen komen zullen, zodra er contact is geweest tussen Gastouderopvang ’t Konijntje en de klant, worden verwijderd en/of vernietigd met een maximale bewaartermijn van 2 maanden.

Gegevens delen met anderen

Gastouderopvang ’t Konijntje verstrekt uw persoonsgegevens alleen aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst tot opdracht met de vraagouder of om te voldoen aan de wettelijke verplichting (denk hierbij bijvoorbeeld aan het voeren van een fiscale administratie, contact met het gastouderbureau of de GGD). 

Gastouderopvang ‘t `Konijntje maakt gebruik van een WhatsApp goep om snel korte informatie te delen met alle vraagouders. Foto’s worden uitsluitend gedeeld in de WhatsApp groep wanneer de vraagouder hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven. In de WhatssApp groep zitten alleen vraagouders die op dat moment kinderen in de opvang hebben bij Gastouderopvang ‘t Konijntje. Wanneer het contract tussen vraagouder en Gastouderopvang ’t Konijntje is beëindigd wordt/worden de telefoonnummer(s) van de betreffende vraagouder(s) uit de WhatsApp groep verwijderd.

Foto’s bewaren en delen

Gastouderopvang ’t Konijntje maakt tijdens de opvang alleen foto’s van kinderen waarvan de vraagouder schriftelijk toestemming hebben gegeven. 

Foto’s van de opvang worden opgeslagen op een met wachtwoord beveiligde laptop en een met wachtwoord beveiligde back-up. 

Het delen van foto’s van de gastkinderen al dan niet herkenbaar in beeld gebracht via de telefoon, WhatsApp, Facebook, Instagram of de website zal alleen gebeuren indien de vraagouder daarvoor schriftelijke toestemming heeft gegeven. 

Beveiliging digitale gegevens

Gastouderopvang ’t Konijntje neemt de bescherming van privacygevoelige informatie serieus en heeft passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, diefstal, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen te voorkomen. 

  • De laptop, tablet, telefoon en back-up zijn allemaal beveiligd met een persoonlijk wachtwoord en alleen door de gastouder toegankelijk. 
  • De website is beveiligd door middel van een SSL-certificaat. 
  • De website, telefoon, laptop, tablet en back-up beschikken over de meest recente software- en beveiligingsupdate.

De systemen voor urenregistraties van de gastouderbureaus waarmee Gastouderopvang ’t Konijntje samenwerkt zijn allemaal  beveiligd met een wachtwoord en alleen in te zien door de vraagouder, gastouder en aangewezen personen van het gastouderbureau.

Beveiliging niet-digitale gegevens

Papieren documenten met persoonsgegevens worden door Gastouderopvang ’t Konijntje bewaard in een afgesloten kast, die niet publiekelijk toegankelijk is. 

In geval van calamiteiten ligt er 1 lijst met contactgegevens van de vraagouder(s) en het gastkind binnen handbereik, maar niet zichtbaar voor anderen. Deze lijst wordt door de gastouder aan de achterwacht of hulpverleners beschikbaar gesteld, zodat deze contact kan opnemen met de vraagouder(s). Bij beëindiging van de overeenkomst tot opdracht worden de gegevens van de betreffende vraagouder(s) van de lijst verwijderd.

Melding datalek

Bij het vermoeden van een datalek meldt Gastouderopvang ’t Konijntje dit binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of . Indien dit niet lukt binnen de gestelde 72 uur zal Gastouderopvang ’t Konijntje een verklaring moeten geven voor de vertraging. 

Als het waarschijnlijk is dat de datalek niet leidt tot een risico voor de rechten en de vrijheden van de gastkinderen en vraagouders dan hoeft het lek niet gemeld te worden. Echter zal het lek wel worden geregistreerd in het interne datalekregister van Gastouderopvang ’t Konijntje. 

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Naast alle plichten die de AVG voor alle betrokkenen heeft vastgesteld, zijn er ook rechten in de AVG vastgelegd:

  • Alle vraagouders hebben het recht hun eigen persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te beperken of te verwijderen, tenzij dit de wettelijke verplichtingen tegengaat (Gastouderopvang ’t Konijntje mag bijvoorbeeld geen fiscale gegevens binnen de termijn van 7 jaar verwijderen),
  • Alle vraagouders hebben het recht de persoonsgegevens van hun kind in te zien, te corrigeren, te beperken of te verwijderen,
  • Alle vraagouders hebben het recht om eerder verleende toestemming voor gegevensverwerking in te trekken, om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking door Gastouderopvang ’t Konijntje en om te vragen om een overdracht van de gegevens aan de vraagouder of een ander,
  • Alle vraagouders hebben het recht een klacht over de verwerking van de persoonsgegevens in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

De vraagouder kan een verzoek tot inzage, correctie, beperking of verwijdering sturen naar info@gastouderopvangtkonijntje.nl,

Gastouderopvang ’t Konijntje zal zo spoedig mogelijk, docht uiterlijk binnen 4 weken, op het verzoek reageren.